Dashboards: de route naar succes (deel 1/4)

Ontwerp een dashboard!

Waar 10 jaar geleden de beschikbaarheid van dashboards nog een luxe was, alleen bestemd voor de grotere bedrijven, zijn dashboards nu overal op grote schaal voorhanden. Voor elke vraag binnen een bedrijf lijkt de oplossing al snel: ontwerp een dashboard! Voor elk lijstje dat je vroeger ontving in je mailbox, een rapport met maandcijfers of onderzoekresultaten wordt vaak een dashboard gemaakt met Tableau, Qliksense, PowerBI of één van de andere aanbieders. Door de bomen het bos niet meer zien, is hier duidelijk van toepassing.

“Ik kan onze bedrijfsresultaten in 9 verschillende dashboards bekijken. Maar hoe goed doen we het eigenlijk?”

Dashboard

Wat ons betreft is dit maar in beperkte mate vooruitgang, door de wildgroei aan beschikbare dashboards voel je je wellicht beter geïnformeerd, maar neem je niet altijd betere beslissingen. Om te komen tot een gewenste situatie waarin relevante dashboards je ondersteunen in het nemen van beslissingen zijn een aantal stappen nodig. Wat deze stappen zijn en hoe je ze toepast bespreken we in een reeks van vier artikelen.

In dit eerste artikel beantwoorden we de vraag wanneer een dashboard wel een goed idee is en aan welke voorwaarden een goed dashboard voldoet. Maar voordat we de diepte in duiken starten we met de basis: wat is een dashboard eigenlijk?

Wat is een dashboard?

1. Allereerst is een dashboard een hulpmiddel dat een accuraat beeld geeft van de huidige stand van zaken ten opzichte van je doelstellingen. Een dashboard beantwoordt een centrale vraag en bevat voldoende details om te beoordelen of een ontwikkeling wel of niet past bij een doelstelling.
2. Ten tweede nodigt een goed ontworpen dashboard uit tot actie: het trekt aandacht naar cruciale onderdelen, biedt de mogelijkheid om in te zoomen op onderliggende oorzaken in de data en geeft informatie die nodig is voor het ondernemen van actie. Een dashboard is, in tegenstelling tot een rapport, dynamisch; het stelt de gebruiker in staat om te interacteren met gegevens en visualisaties. Een dashboard wordt gebruikt op een scherm en niet op papier.
3. Tot slot is een dashboard verbonden met dynamische bronnen die op verzoek of real-time kunnen worden ververst. Het beoordelen van de huidige status ten opzichte van doelstellingen is daarmee een dynamisch proces.

Wanneer is een dashboard een goed idee?

Zoals gezegd leidt de brede beschikbaarheid van dashboard software regelmatig tot wildgroei van dashboards zonder een duidelijk doel. En concrete doelen is waar het in de kern om draait. Bij Cmotions werken we veel met het Target to Data model om klanten te helpen met het verbinden van hun missie en visie, via bedrijfs- en klantdoelen naar data en inzichten. Als je scherp hebt wat je doelen zijn en hoe je deze kunt beïnvloeden (de drivers) wordt het mogelijk om voortgang op doelen meetbaar te maken én te sturen op de drivers die je kunt beïnvloeden. Alleen op die manier ben je als organisatie in staat om de afstand tot je doel meetbaar te maken en je doelen te bereiken.

Target to data – Dashboard design and use

Grip houden op de voortgang van het behalen van je doelen kan met behulp van een dashboard. Let wel: een dashboard kan een handig hulpmiddel zijn onder een aantal voorwaarden. Stel de volgende vragen voordat je een dashboard gaat ontwikkelen:

• Wie gaat het dashboard gebruiken?
• Op welke momenten gaat het dashboard gebruikt worden?
• Welke centrale vraag beantwoordt het dashboard?
• Welk detailniveau is nodig om op basis van de data actie te kunnen nemen?
• Wie is er eindverantwoordelijk voor het ondernemen van actie op basis van de voortgang op de bedrijfsdoelen?
• Zonder heldere afspraken hierover loop je een risico dat het dashboard antwoord geeft op een vraag die nooit is gesteld, niet bekeken wordt of het ergst van allemaal: niet leidt tot actie.

Waar voldoet een goed dashboard aan?

Een goed dashboard maakt middels performance op de drivers (KPI’s) inzichtelijk wat de performance van bedrijfs- of klantdoelen is. Er mag bij interactie met een dashboard geen twijfel bestaan of het resultaat dat wordt getoond positief of negatief is. Dus stel dat een bedrijf als doel heeft om de omzet in 2021 met 20% te verhogen ten opzichte van 2020 dan zou één van de drivers het aantal klanten kunnen zijn en een metric om dit te meten de procentuele maandelijkse groei van het aantal klanten. Andere drivers voor het verhogen van de omzet zijn bijvoorbeeld het aantal orders of de prijs van producten.

De metrics die je gebruikt zijn in de regel relatief aan een vorige prestatie (aantal klanten vorig jaar of afgelopen 6 maanden) of een target (realisatie ten opzichte van doel). Een visualisatie in het dashboard die de behaalde resultaten afzet tegen de targets op de betreffende driver maakt dat er actie kan worden ondernomen.

Heb je duidelijkheid over doelen, drivers en metrics? Heb je tevens verantwoordelijkheden benoemd door antwoord te geven op bovenstaande vragen? Dan kan een dashboard een perfect hulpmiddel zijn om grip houden op de voortgang van het behalen van je doelen. Onze best practices voor een vervolg bestaan vervolgens uit de deze stappen die we in volgende artikelen toelichten:

• Het data ontwerp.
• De vormgeving en visualisatie.
• Adoptie van het dashboard.

Dit zijn geen rechtlijnige stappen die je opvolgend moet doorlopen om tot een dashboard te komen. Wij zien het als verschillende onderdelen waar je gedurende het proces meerdere malen aandacht aan zal moeten besteden om tot een goed eindresultaat te komen. In ons volgende artikel leggen we onze stappen uit voor het data ontwerp onder de motorkap van een dashboard.